こんにちは〜 ぼんつぶです。
普段仕事をしていると、こんな場面はありませんか？？
行政に申請書の相談等に行くと、文書で提出してください！！と言われたり、
会社で上司に仕事の相談をすると、文書にして！！と言われたり、（結構こんなこという上司は嫌な上司だったりしますが、、、）
そんなときに思いませんか？？文書文書って、何だよそれ！！
僕はたまに思います。何かわかって言っているのか？？と
そこで、少し調べて見ましたので、文書なんて常識的に考えれば、書面に書いてということでしょ！！って思いますが、存外、真面目に調べてみたので、何かのお役に立てれば幸いです。
今回は、くまざわ書店 都庁内店で購入した職員ハンドブック２０２１に記載がありましたので、その内容を元に記載します。
それでは行ってみましょう！！
広義の文書
文書とは、常識的には口頭に対して、書面という意味で理解されています。
広くは、『人の意識を記録した物体』を言うとされ、人の意識を記載した図面も含む概念に用いられるそうです。
判例が示す文書の概念
判例が示す文書の概念の一つとして、
『文書とは、文字又はこれに代わるべき符号を用いて、永続すべき状態において、ある物体の上に記載したる意思表示をいう。』（明４３．９．３０大審院判例）
これ読むとあれ？？と思いませんか？？広義の意味では図面が入っていたのですが、これには図面は入っていないのです。
前者を広義というと、これは狭義の文書ということができるのではないでしょうか。
普段、文書にして言われる場面は、「紙に文字で書いて出して！！」という意味で使用される場合がほとんどなので、狭義の概念で使用されていると感じますが、、、、
どっちの意味で使ってもいいんじゃね？？というのが個人的な感想です。
文書にも広義と狭義があると考えるのは頭の良い人達の発想だと思いました。
概念から分析する要件
さて、狭義の概念の文書ってどんな要件があれば成り立つのか、
その結果は以下の４点かと思います。
- 文字又はこれに代わるべき符号を用いて書かれていること。
要は文字や速記の符号とかで書かれていることです。 - 永続すべき状態において、ある物体の上に記載されていること。
砂の上や、路面に書いた水文字はだめってことです。（すぐ消えちゃうから）
逆にいえば、書くものは紙に限らず、木、石、金属などでも良いということです。 - 『特定の人』の意思が記載されていること。
当然、誰が書いたか分かる必要があります。 - 特定の人の『具体的意思』が記載されていること。
文書の特性
文書の有している特性は概ね以下のとおりです。
- 伝達性
広範囲に、かつ、時間を超えてその表示内容を伝達する。 - 客観性
受けるものの主観に左右されることが少なく、客観性を有する。 - 保存性
表示内容を長期に渡って保存できる。 - 確実性
他の表現手段に比して内容に確実性があり、事実に関しての証拠力が高い。
おわりに
普段、こんなこと考えて仕事をされている方はあまりいないと思いますが、文書を分解するとこんな要件なんだなと思っていただける方がいらっしゃれば幸いです。
文書の作成は、客観性や保存性等一定のメリットがありますが、その反面、作成に時間を要するなど、口頭による伝達と比較し、伝達速度や感情表現等ができないこと、文字を解さない人にはその効果がないことも欠点です。
文書にしろと言われたとき、本当にその必要があるの？？と思う人は頭の中で、作成指示を受けた文書が文字にする必要があるのか、どの特性を有するのかを考えて、疑問に思うのではないでしょうか。
文書ってなに？？どんな特性があるの？？と疑問に思った方の参考になれば幸いです。
以上、ぼんつぶでした。